18 Mart 2015 6346 0 PROJE YÖNETİMİ Hakan Aksungar
Kurumsal Proje Yönetim Ofisi (KPYO / EPMO) ne zaman düşünülmeli?
Son 7-8 sene içinde proje yönetim ofisi kuran şirketlerin sayısı epey arttı. PYO’lar da genelde üretim ya da hizmet açısından en kritik projeleri yapan ya da en çok proje yapan ya da planlama, süreç veya strateji ile ilgilenen departmanlar içinde oluşturuldu. Hatta departman PYO’larında sadece o departmanın değil kurumun bazı ya da tüm projelerinin yönetilmesi de denendi.
Ancak Bilgi Teknolojileri, Mühendislik ya da Üretim gibi bir departmanın içinde oluşturulmuş PYO’ların genelde organizasyonun stratejik önceliklerini belirlemede ve yönetmede başarılı olamaması sebebiyle istediği etkiyi yaratamadığı, kurumsal desteği alamadığı fark edildi. Bunun üzerine de departmanlardan bağımsız, diğer departmanlarla eş seviyede ayrı bir departman olarak Kurumsal Proje Yönetim Ofisi kurulması, hatta diğer departmanların PYO’larının da kurumsal PYO altında birleştirilmesi şeklinde dönüşümler yaşanmaya başlandı. Böylece kurumsal PYO’nun daha etkin olduğu, en alt kademeye kadar organizasyonun tümünü etkilediği, daha da önemlisi stratejik bir pozisyonda olup tüm üst yönetimin desteğini aldığı ve kurumsal başarıların arttığı görüldü.
Bu arada şunu da ilave etmekte fayda görüyorum. PYO’lar, kurumdaki proje yönetimi olgunluk seviyesine göre belirlenen farklı sorumluluk ve yetki seviyelerinde çalışan,
- Sadece sekreterya işler yapan idari bir birim,
- Proje yöneticilerine ve takımlarına koçluk yapan bir koordinasyon birimi,
- Güçlü matris organizasyon yapılarında projelerin gözetimini yapan ya da projelerin yönetildiği birim
Peki, Kurumsal Proje Yönetim Ofisini kurmak ne zaman düşünülmeli?
- Birleşme, satın alma, yeniden yapılanma, transformasyon planlanıyorsa,
- Proje önceliklendirmeleri stratejik planlamayla uyumlu yapılamıyorsa,
- Zaman kritik eş zamanlı projeler oluyorsa,
- Aynı anda çok sayıda devam eden proje oluyorsa,
- Orta ile yüksek seviye karmaşıklıkta projeler yapılıyorsa,
- Farklı departmanların bir araya geldiği projeler yapılıyorsa,
- Önemli ya da büyüyen bir projeler portföyü varsa,
- Üst üste yaşanmış proje başarısızlığı ya da gecikmiş proje tecrübeleri varsa,
- Ortak ve kısıtlı kaynaklardan ötürü merkezileşmiş kaynak tahsisinin gerektiği anlaşılıyorsa,
- Sağlam bir proje yönetim disiplini tesis edildiyse,
Ayrıca aşağıdaki sorumlulukların merkezi bir birim tarafından yerine getirilmesine ihtiyaç varsa:
- Proje yönetimi süreçlerinin, tekniklerinin, araçlarının, şablonlarının ve eğitimlerinin geliştirilmesi,
- Projelerde planlama, izleme, iletişim hizmetlerinin sağlanması,
- Kalite güvence sağlanması,
- Proje takımlarına koçluk yapılması,
- Sürekli gelişim felsefesiyle projelerin gözden geçirilmesi,
- Bilgi bankasının oluşturulması ve proje portföy iletişiminin yapılması,
- Değişikliklerin yönetilmesi,
- Projeler için yönetişim otoritesinin kullanılması.
Saydıklarımın en az birine evet diyorsanız, sizin için de KPYO kurma zamanı gelmiş demektir. Bu ihtiyaç genelde şirket ölçeği ile de ilişkilendiriliyor ancak birkaç orta karmaşıklıkta eş zamanlı proje yapan kurumlar için ölçek bir kriter olmamalıdır.
Şayet yazdıklarımı okuduktan sonra siz de kurumunuzda bir KPYO olması gerektiğini düşünüyorsanız, rekabette geride kalmamak, orta ve uzun vadede karşılaşılabilecek fırsatları avantaja dönüştürebilmek için bir an önce üst yönetiminizle bu konuyu görüşmeye başlamalısınız.
