29 Ocak 2018 5959 0 İŞ ANALİZİ Ali Gürbüz
İş Analizinde Başarının Anahtarı: Etkin Toplantılar- 2
Önceki yazımızda iş analistlerinin etkin ve verimli toplantılar yapabilmeleri için bilmesi ve uygulaması gereken kuralları incelemeye başlamıştık. Bu yazımızda toplantı esnasında ve toplantı sonrası uyulması gereken kuralları inceleyeceğiz.
Toplantı Esnasında:
- Zamanında Başlama: İş analisti olarak düzenlediğimiz toplantılara mutlaka zamanında başlamalıyız. Unutmayın ki herkesin zamanın sizin zamanınız gibi çok önemlidir. Toplantıya geç gelenlerden açıklama istemek ya da yapmalarına izin vermek suretiyle toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu dikkatlerin dağılmasına engel olacaktır. Bu konuda göstereceğiniz ciddiyet katılımcıların toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine sebep olur.
- Toplantı Yöneticisini Belirleyin: Bir toplantı mutlaka bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. İş analisti olarak kendinizin düzenlediği toplantıda bu kişi siz olabilirsiniz. Ama varsa proje yöneticisini de önceden bilgilendirmek suretiyle bu görevi ona verebilirsiniz. Genelde uygulamalara baktığınızda toplantıyı talep eden kişinin toplantı yönetimini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, toplantının belirlenen kurallar çerçevesinde gerçekleştirilerek konuşmaların gündem dışına çıkmasına engel olmaktır. Çatışmaları engelleyici yönlendirmeleri yapmasıdır.
- Toplantının Hedeflerini ve Kurallarını Belirleyin: Toplantıyı talep eden kişi olarak toplantı öncesi mutlaka toplantınızın amacını ve toplantı içerisinde uyulması gereken kuralları belirleyin. Toplantı başlayınca da bunu katılımcılarla paylaşarak nihai hale getirin.
- Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : Toplantı esnasında karşılaşılan en büyük sorunlardan bir tanesi "konudan sapma"lardır. İş analistinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması etkin toplantılar için önemlidir.
- Toplantının Bölünmemesi: 1-2 saat aralığında bir toplantı gerçekleştiriyor iseniz toplantının bölünmeden tamamlanması verimlilik açısında önemlidir. Ancak kişilerin yorgunluk düzeyinin takibi ve ara verilip verilmeyeceği iş analistinin deneyimine ve sorumluluğuna bırakılmıştır. Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kuru pasta ikramları genellikle dikkatin dağılmasına neden olur. Bunlar ancak 2 saatin üzerinde olan toplantılarda dinlenme amaçlı aralarda toplantı salonunun dışında verilmesi uygun olur.
- Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantıların etkinliği ve başarısı, katılımcılar arasında fikirlerin ve bilgilerin açıkça paylaşılmasına ve toplantı hedeflerine ulaşılmasına başlıdır. Bu nedenle katılımcılar ast-üst bürokrasisinden, kişisel çatışmalardan kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bunu sağlanması iş analistinin uygulamalarına ve deneyimine bağlıdır.
- Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi: İş analisti toplantı esnasında sürekli toplantı hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol etmelidir. Toplantı hedeflerine ulaşıldığında toplantı uzatılmadan tamamlanmalıdır. Tamamlanırken de elde edilen verilerin özetlenmelidir. Bu esnada aldığımız notlar katılımcılar ile paylaşılarak onların teyidi alınmalıdır.
- Toplantının Sonlandırılması : İş analisti katılımcıların da güvenini kazanmak adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen göstermelidir. Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.
Toplantı Sonrasında :
- Toplantı Tutanağının Hazırlanıp Paylaşılması: Aslında bir toplantı süreci o toplantının tutanağının hazırlanıp katılımcılar ve ilgili paydaşlar ile paylaşılması ile biter. İş analisti olarak bunu unutmamamız gerekir. Bu nedenle toplantı esnasında aldığımız notlar bir tutanak haline getirilip katılımcılar ile son onaylarını almak üzere paylaşılmalıdır. Onay aldıktan sonra tutanak resmi olarak ilgili paydaşlar ile paylaşılmalıdır.
İş analisti olarak ister odak grup toplantısı, isterse gereksinim çalıştay toplantı yapalım. Bahsettiğimiz bu maddeler etkin ve verimli bir toplantı için hepsinde geçerlidir. Deneyimizi arttırırken bu kuralları öğrenmeli içselleştirmeli ve çalışmalarımızda uygulamalıyız. Mesleki gelişim açısından da yeni iş analistlerine bunları öğretmeli ve uygulamalarını sağlamalıyız.
Toplantılar IIBA BABOK v3’de verilen iş analistlerinin bilmesi ve uygulaması gereken en önemli tekniklerdendir. İş analistleri mesleklerini başarılı bir şekilde icrâ edebilmeleri bu kuralları bilmelerine ve uygulamalarına bağlıdır.
