22 Ocak 2018 5431 0 İŞ ANALİZİ Ali Gürbüz
İş Analizinde Başarının Anahtarı: Etkin Toplantılar - 1
Bir önceki yazımızda iş analistleri için çalışmaları sırasında yoğun olarak kullanabilecekleri bir teknik olan beyin fırtınasını anlatmıştık. Hatırlayacağınız üzere beyin fırtınası karşılaşılan sorunlara çözüm bulmak, bir konu hakkında birden çok fikir üretmek için gerçekleştirilen toplantılardı. Yeni fikirlerin ortaya çıkarılmasını sağlayan bir yöntemdi. Bu yöntemin başarılı olması için bazı ipuçlarını önceki yazıda vermiştik.
BABOK v3 içerisinde İş analistleri kendi mesleklerini icra ederken kullanabilecekleri normal çalışma toplantılarından gereksinim çalıştaylarına kadar adları farklı olsa da birçok toplantı yönteminden bahsedilmiştir. Tüm bu yöntemlerin ortak noktası hepsinin temelde “toplantı” olmasıdır. Bu nedenle bir iş analisti etkin toplantı yapma yöntemlerini bilmelidir. Birkaç yazı ile iş analistleri için etkin ve verimli toplantılar nasıl düzenleyebileceklerini anlatacağız.
Etkin ve verimli toplantılar için kuralları toplantı öncesi, toplantı esnası ve toplantı sonrası diye ayırıp aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:
Toplantı Öncesi:
- Toplantı Duyurusu: Başarılı bir toplantının ilk şartı herkesin toplantıya hazır gelebilmesi için gerekli bildirimin yapılış olmasıdır. Bu bildirimde katılımcılara toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri, toplantıların gündemi, katılımcıların hazırlanması gereken konular net olarak verilmelidir. Bu bildirim katılımcıların hazırlanması için gerekli zaman kalacak şekilde önceden gönderilmelidir.
- Toplantı Süresi ve Zamanı: Maksimum 2 saatli toplantılar düzenlenmelidir. 2 saat içerisinde mümkünse kısa 5-10 dk. kısa bir ara verilmeli ve konu dağılmadan devam edilmelidir. Daha uzun süreli toplantılarda mutlaka birden fazla ara verilerek kişilerin kendileri toplamaları ve ihtiyaçlarını gidermeleri sağlanmalıdır. Bir önemli olan bir nokta önemli toplantılar katılımcıların motivasyonunu etkileyecek şekilde mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanmamalıdır. Doğaldır ki bu zamanlarda yapılan toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.
- Toplantı Ortamının Hazırlanması: İş analistlerinin toplantıdan öncesinde mutlaka toplantı ortamını hazır etmeleri bu kapsamda da , toplantı esnasında lazım olacak araç-gerecin temini, ikram olacaksa siparişi, toplantı odasının rezervasyonunun yapılması, kullanılacaksa tahtanın projeksiyonun hazırlanması, sandalye sayısının kontrol edilmesi gerekir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu, toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir. Bu da toplantı etkinliğini düşürecektir.
- Toplantı katılımcı sayısını belirleyin: Yapacağınız toplantı çeşidine göre uygun katılımcı sayısını belirleyin. O sayıyı aşmayın. Unutmayın ki büyük gruplar ile gerçekleştirilen toplantılarda daha fazla bilgi anlamına gelebilir fakat konuşmak için sıra beklemek, kişilerin kendi aralarında konuşmalarını engelleme can sıkıcı ve zor olabilir. Bunun için katılımcı sayısını artırmak yerine toplantılarının sayısını arttırın.
Toplantı sırasında ve toplantı sonrasında yapmamız gerekenleri bir sonraki yazımızda inceleyeceğiz.
