Eğer Süreç Yönetimi Yoksa

09 Mayıs 2013 6087 0 DİJİTAL DÖNÜŞÜM Hakan Aksungar

Eğer Süreç Yönetimi Yoksa ...

• Müşteri ya da tedarikçi, hatta her ikisi de beklenti ve isteklerin yerine getirilip getirilmediğinden emin olabilmek için ek gözlemler, deney ve testler yapmak zorundadır.
• Müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin bozulmasına neden olur. Gözlem, deney ve testler gerekli olsa bile, müşteri ve tedarikçi arasında sorun yaratan bir ortam oluşturur.
• Hedeflenen ürün ve hizmetin üzerindeki kontrolün azalmasına ve maliyetin artmasına neden olur. Problemleri bulmak ve çözmek için harcanan zaman bir program yapmayı ve maliyet kontrolünü imkansız hale getirir. 
• Bir sürecin tek bir sorumlusu yoktur. Bilindiği gibi ürün ya da hizmetler çeşitli organizasyonel yapılar içinde, yani farklı departmanlarda gerçekleştirilen birçok işlemin sonucu ortaya çıkar. Diğer bir ifadeyle, işletmelerde süreçler, yan yana duran departmanların içinden yatay yönde geçen bir akış oluşturur. 
• Genelde, organizasyon yapısının tariflediği sorumluluklar bu süreç akışına paralel değildir. Bu departman sorumluları, müşteri beklentilerini karşılamanın yanı sıra dikey yönetim hiyerarşisini de memnun etmeye çalışır. Bunun sonucu olarak her zaman ortada büyük bir çatışma olasılığı vardır.
• Süreç girdileri, çıktıları, gereksinimleri, müşteri beklentileri, süreç içi işlemler, vb. süreç elemanlarında belirsizlikler ya da eksik tanımlanmalar söz konusu olabilir. Bunun bir sonucu olarak ölçüm parametreleri eksik olunca;
  • Risk olasılığını artırır 
  • Süreçlerin içi, yani işlerin iyi ya da kötüye gittiği görülemez
• Süreç demode ya da uyarlanamaz hale gelir; yönetilemez, düzeltilemez, geliştirilemez ya da adapte edilemez.
• Girdi ve süreç faaliyetleri, süreç faaliyeti içindeki işlemler, süreç faaliyeti ve çıktı arasında kontrol edilmeyen ara yüzler oluşur. Bu durum girdi ve çıktıların bir süreçten diğer sürece, uygunluğunun değerlendirilmeden geçmesine yol açar. Böyle bir ortamda, olası problemlerin yönetilmesi gerektiği hususu dikkate alınmadığında süreç faaliyeti içinde planlanmamış ek işlemlere neden olur. Örneğin ek düzeltme veya kontrol gereksinimleri ortaya çıkar.
• Göz yumulan ya da gözden kaçan problemler kökleşir.
  • Ürün ya da hizmetteki kusurları düzeltmeye önem verilir. 
  • Ürün ya da hizmetteki kusurlar, ürün ya da servis problemlerini çözmek için para harcanmasına neden olan ve sürekli tekrarlayan küçük hastalıklar gibi görülür.
• Bu da bir yerde sonuçlar üzerinde yoğunlaşmak, ara sebepleri gözden kaçırarak “aspirin tedavisi yapmak” anlamına gelir. Oysa Süreç Yönetimi, hem sürecin düzeltilmesine hem de kusurları düzeltmeye önem verir. 

Etkin Bir Süreç Yönetimi ise

• Maliyetleri düşürür:
  • Önleyiciliğe önem verir.
  • Kusurlar önceden görülebilir ve düzeltilebilir.
  • Mükemmel kalite seviyesi, birim üretim başına en düşük maliyet ile elde edilir.
  • Süreçleri geliştirmek için yapılan yatırımın, tekrarlayan hastalığa dönüşmüş kusurları düzeltmek için harcanan paradan daha fazla geri dönüşü olur. 
• Gelişme için bir araçtır:
  • Oluşan problemlerle değil, süreci değerlendirerek gelişme sağlanır.
  • Gelişme, ürünün yarattığı problemleri çözmekle değil, yönetim sorumluluğu ile olur.
• Yönetimin bir yöne odaklanmasını sağlar:
  • Yönetim dikkatini, ürüne özgü olarak tekrarlayan problemlerden ziyade süreç üzerine odaklar.
  • Yönetim, sübjektif olarak ortaya konan asgari hedeflerden ziyade kusursuzluk hedeflerine bakar.

Yönetim kalite kontrol yaklaşımı yerine önleyici yaklaşımı benimsemesi ile birlikte daha etkin sonuçlar alınır. Ek işleme gerek duymaksızın kendiliğinden artan kalite ve dolayısıyla sürekli azalan kusurlar nedeniyle maliyetlerde düşer.