09 Mayıs 2013 6668 0 PROJE YÖNETİMİ Hakan Aksungar
Projeler belirsizdir. Buna rağmen projelerdeki değişiklikler belirlidir.
Projelerde bir şeyler değişecek ve projenin nihai çıktıları ne kadar farklılaşacak ise proje yöneticileri belirsizliklerle ve risklerle o kadar çok mücadele etmek zorunda kalır.
Projelerde gereksinimler aşamalı olarak gelişir, ne üretileceği, nasıl teslim edileceği belirlenir, detaylandırılır ve açıklık kazanır, projenin kendisi de bu arada tekamül eder.
İstenen değişikliklere karşın, proje yöneticisi ortaya çıkacak potansiyel riskleri nasıl tanımlar ve bu risklerle nasıl başedebilir?
Havlu atmadan, hayal kırıklığı yaşamadan bu belirsizliklere karşın ne önlem alır?
Proje Risk yönetimi, proje yönetiminin en temel parçasıdır, ama aynı zamanda pek çok proje yöneticileri için bir hüsran kaynağıdır. Donald Rumsfield, Irak’daki durumun değerlendirmesini yaptığı bir konuşmasında, “bazı şeyleri bilmediğimizi, bilmiyoruz” dediğinde herkes şaşırmıştı.
Bizler bilmediğimiz bilinmeyenleri yönetemezken projelerimizdeki tüm riskleri hatta önemli değişimleri daha iyi yönetmeye çabalıyoruz.
Herhangi bir projede belirsizliği azaltmak için en önemli yaklaşım, tek ve izole edilmiş bir olay gibi riski yönetmemek gerekir. Proje hayat döngüsü içinde riskleri azaltmak adına sürekli olarak değerlendirmek, planlama yapmak ve önlem almak gerekir.
Pek çok projede, proje takımları risk planlama aktiviteleri sırasında gerekli çalışmayı yapıyor, proje planı hazır olduktan sonra, risklere bir daha asla bakmıyor...
Riskler, proje takımıyla birlikte kontrol listesi hazırlanarak veya beyin fırtınası yapılarak hepbirlikte oluşturulur, risklerin etki alanları belirlenir, orta veya yüksek seviye gerçekleşme olasılıkları çıkartılır, ve akla yatkın, kabul edilebilir bir beklenmeyen durum planı hazırlanır.
Aktif olarak yönetilen risklerin anlamı, tanımlanmış olan riskler düzenli olarak gözden geçirir, yeniden değerlendirilir, ortaya çıkan yeni durumları ve önceden tanımlanmış risk yanıt planları ile uygunluğundan emin olunur, eklenecek riskler sınıflandırır. Proje yöneticisi, projede işler yolunda iken, sürekli olarak “hatalı giden ne var?” sorusunu sorar ve risklerin (belirsizliklerin) olasılığını azaltmak ya da etki alanını azaltmak için önlemler alır.
Bir projede, hiç bir şey değişikliklerin değerlendirilmesinden daha hayati değildir.
Değişikliğin resmi olarak değerlendirmesi, proje maliyetinei, proje zaman planıne ve proje kaynaklarına olan etkilerini içerir. (Etki analizi)
Etkin bir değişiklik yönetim sürecinde, bu soruların sorulması gerekir;
- Bu değişikliği yaparken, hangi risklerle karşılaşacağız?
- Önceki risklerin şiddeti nasıl değişir?
- Şayet bu değişiklik yapılırsa, risklerin etki alanı ve olasılıklar ne olur?
- Bu değişiklik hangi riskleri ortadan kaldırır?
Proje kapsamında yapılacak bir değişiklik, proje taahhütlerinin değişikliğini de kapsar. Taahhütlerde yapılacak bir değişiklik projenin karşılaşacağı riskler üzerinde önemli bir etki yaratabilir. Projenin yürütülmesi sırasındada, faz sonunda veya ana kilometretaşlarında da, benzer soruları sorarız.. Proje yöneticisinin en önemli görevi, bu riskleri, ve canlı tuttuğu risk planını değerlendirerek, önlem almak ve aldırmak, dökümante etmek, güncellemek, sürekli takip etmektir.
Potansiyel riskler için yanıt hazırlama planı (project risk response planning) iyimserlik ve kadercilik değildir-uygun kabul edilebilir riskle mücadele başarısını garanti edecek bir önlem alma yöntemidir. Risk yanıt planı, projeyi yolunda götürmek adına gerekenlerin önceden tanımlandığı, zamanla oluşturulan (ve revize edilen) dökümandır. Çünkü riskler zaman içerisinde etkileri değişir, bazı riskler büyür, bazı yeni riskler ortaya çıkabilir, ve bazende eski riskler değerini yitirir (riskler her zaman ortadan kalkmayabilir).
Aktif bir proje risk yönetim yaklaşımı için, sürekli takip etmek, değişiklikleri ve risk yönetim yaklaşımını adapte etmek ve önlem almaktır.
Proje yöneticisi olarak, yürüttüğünüz projelerinizin risk planları, yaşam çizgimiz olmalı.
Onlara sıkıca tutunmamız gerekmez mi?
